Sådan fører du en samtale

Inden du går i gang

To beslutninger, som begge tager længere tid at læse om end at træffe.

1. Er det her en ligefrem samtale? Er den det, er værktøjet det rigtige. Er du usikker, så stop og skaf en uddannet tolk. Det er hele prøven, og den gælder igen på ethvert tidspunkt i samtalen, hvor du holder op med at være sikker.
2. Nogle samtaler er aldrig omfattet. En myndighedsudredning, juridisk rådgivning, klinisk samtykke, en formel underretningssamtale, eller alt hvor en misforståelse ville være svær at rette op. Siden om sikkerhed er den fulde liste, og den er bevidst forsigtig.
3. Hvilken flade? Den delte skærm, hvis I sidder sammen, og emnet er almindeligt. Personens egen enhed, hvis emnet er følsomt, eller hvis vedkommende ville læse mere frit med skærmen i sine egne hænder.

Sæt konteksten

Vælg de to sprog, og registrér, hvad samtalen handler om, inden den første tur: rammerne, situationen, hvem der ellers er til stede, hvor akut det er. Du kan tilføje til det undervejs, og det er værd at gøre, når noget ændrer sig.

Det er ikke administration for administrationens skyld. Alt, der er registreret her, er i spil ved hver eneste efterfølgende oversættelse, og det er forskellen på det her og en app på telefonen.

Under samtalen

1. Hver person skriver på sit eget sprog. Ingen af jer skal forenkle for maskinens skyld. Skriv, som du ville tale.
2. Hold øje med bemærkningen ved hver tur. Den fortæller, hvad kontrollen af den oversættelse fandt. Er der ingen bemærkning, blev der ikke lavet en score for den tur: et tomt felt betyder ukontrolleret, ikke i orden.
3. Stiller værktøjet den anden part et spørgsmål, så lad det gøre det. Det sker, når kilden kan betyde to forskellige ting, og spørgsmålet er konkret frem for "omformulér venligst". Det går hurtigere at svare på det end at rede en forkert oversættelse ud tre ture senere.
4. Blev en oversættelse rettet, kan du se det. Begge versioner bliver i optegnelsen. Du skal ikke gøre noget.
5. Kontrollér selv forståelsen. Bed personen fortælle dig, hvad vedkommende har forstået, som du ville i enhver samtale, der betyder noget. Værktøjet erstatter ikke det og er ikke bygget til det.

Fortæl den anden part, hvad der foregår

Vedkommende bør vide, at der bruges et maskinoversættelsesværktøj, og at man kan bede om en tolk i stedet. Er personen på sin egen enhed, er grænsefladen på vedkommendes sprog, så forklaringen når frem på lige fod med oversættelsen. Er en leder til stede i samtalen, siger produktet det til alle i den.

Hvornår du skal stoppe

Prøven er den samme midt i en samtale, som den var i begyndelsen: er du usikker, så stop og skaf en uddannet tolk. Usikkerheden er udløseren, og den skal ikke begrundes.

I praksis betyder det, at du stopper, når noget ikke lander, når personen virker forvirret over svarene, når emnet bevæger sig ind i en af kategorierne på siden om sikkerhed, eller når du simpelthen ikke føler dig sikker. At stoppe er et normalt udfald og siger hverken noget om værktøjet eller om dig.

De samtaler, det her er bygget til, er de ligefremme: de tyve minutter i døren, som ellers ville blive udskudt af mangel på et fælles sprog. Ved at klare dem her holder I tolketid fri til de samtaler, der reelt kræver den.

Bagefter

En afsluttet samtale kan åbnes igen som en skrivebeskyttet optegnelse: hver tur, hver rettelse, hver opklaring, og den score hver tur havde på tidspunktet. Notér indholdet i jeres egne systemer med dine egne ord, som du ville med enhver samtale. Dine noter er optegnelsen over, hvad der skete; udskriften er dokumentation for, hvad værktøjet gjorde.

Hvis du sætter det op for et team

Gruppeindstillinger, fælles skabeloner, sagsstyring, fagviden og sprogtoner sættes op én gang på organisationsniveau frem for af hver enkelt. Hvad I får gennemgår dem, og kom i gang beskriver rækkefølgen.

Denne vejledning beskriver produktet, som det virker i dag. Begge parter skriver; tale ind og ud er under opbygning. Passer noget her ikke med det, du ser på skærmen, er det værd at fortælle os det.