Att hålla ett samtal

Innan du börjar

Två beslut, som båda tar längre tid att läsa om än att fatta.

1. Är det här ett okomplicerat samtal? Om det är det är detta rätt verktyg. Om du är osäker: avbryt och ta in en auktoriserad tolk. Det är hela kriteriet, och det gäller på nytt vid varje punkt i samtalet där du slutar vara säker.
2. Vissa samtal är aldrig aktuella. En lagstadgad utredning, juridisk rådgivning, samtycke i vården, en formell skyddsutredning, eller allt där ett missförstånd skulle vara svårt att ta tillbaka. Sidan om skyddsåtgärder är den fullständiga listan och den är medvetet försiktig.
3. Vilken yta? Den delade skärmen om ni sitter tillsammans och ämnet är vardagligt. Personens egen enhet om ämnet är känsligt, eller om personen skulle läsa friare med skärmen i sin egen hand.

Att sätta kontexten

Ställ in de två språken, och notera vad samtalet handlar om före den första turen: sammanhanget, situationen, vem mer som är i rummet, hur brådskande det är. Du kan lägga till när som helst, och det är värt att göra när något ändras.

Det här är inte administration för sin egen skull. Allt som noteras här finns med i varje översättning som följer, vilket är skillnaden mellan det här och en mobilapp.

Under samtalet

1. Var och en skriver på sitt eget språk. Ingen av er behöver förenkla för maskinens skull. Skriv som du skulle tala.
2. Håll ögonen på notisen bredvid varje tur. Den talar om vad kontrollen av den översättningen kom fram till. Där ingen notis finns togs ingen poäng fram för den turen: ett tomt utrymme betyder okontrollerad, inte bra.
3. Om verktyget ställer en fråga till den andra personen, låt det göra det. Det sker när källan kan betyda två olika saker, och frågan är specifik snarare än "formulera om". Att besvara den går fortare än att reda ut en felaktig översättning tre turer senare.
4. Om en översättning har reviderats ser du att den har det. Båda versionerna finns kvar i dokumentationen. Du behöver inte göra något.
5. Kontrollera förståelsen själv. Be personen berätta vad hon eller han har förstått, på samma sätt som i vilket viktigt samtal som helst. Verktyget ersätter inte det och är inte byggt för att göra det.

Att berätta för den andra personen vad som händer

Personen ska veta att ett maskinöversättningsverktyg används och att hon eller han kan be om en tolk i stället. Om personen är på sin egen enhet är gränssnittet på hennes eller hans språk, så att förklaringen når fram lika väl som översättningen gör. Om en handledare är närvarande i samtalet talar produkten om det för alla som deltar.

När du ska avbryta

Kriteriet är detsamma mitt i ett samtal som i början: om du är osäker, avbryt och ta in en auktoriserad tolk. Osäkerheten är det som utlöser det, och den behöver inte motiveras.

I praktiken innebär det att avbryta när något inte går fram, när personen verkar förvirrad av svaren, när ämnet glider in i någon av kategorierna på sidan om skyddsåtgärder, eller när du helt enkelt inte känner dig trygg. Att avbryta är ett normalt utfall och säger ingenting negativt om vare sig verktyget eller dig.

Samtalen det här är byggt för är de okomplicerade: de tjugo minuterna i dörren som annars skulle skjutas upp i brist på ett gemensamt språk. Att beta av dem här är vad som lämnar tolktid ledig för de samtal som verkligen behöver den.

Efteråt

Ett avslutat samtal kan öppnas igen som en skrivskyddad handling: varje tur, varje revidering, varje förtydligande, och den poäng varje tur fick vid tillfället. Dokumentera innehållet i era egna system med dina egna ord, som med vilket samtal som helst. Dina anteckningar är dokumentationen av vad som hände; utskriften är belägg för vad verktyget gjorde.

Om du sätter upp det här för ett team

Gruppinställningar, delade mallar, ärendehantering, domänkunskap och utdatastilar ställs in en gång på organisationsnivå i stället för av varje person. Vad ni får går igenom dem, och kom i gång beskriver ordningen att göra dem i.

Den här guiden beskriver produkten så som den fungerar i dag. Båda parter skriver; tal in och ut håller på att byggas. Om något här inte stämmer med det du ser på skärmen är det värt att berätta för oss.